Viele Unternehmen haben unglaublich viele Meetings. Laut verschiedener Studien ist die Arbeitszeit in Meeting in der Pandemie um mindestens 10 % gestiegen. Andere Experten gehen von bis zu 25 % aus.
Wie können wir diese Zeit optimieren und bessere Meetings abhalten?
Der Wegfall von „Flurgesprächen“ und kurzem informellen Austausch ist einfach weggebrochen. Mehr Meetings sind die Folge.
Bessere Meetings – zu viel verlangt?
Doch wie finden wir einen Weg aus dem Meeting-Wahnsinn und können zurück an die Arbeit? Wie Reduzieren wir das virtuelle Springen von einer virtuellen Konferenz zur nächsten? Wie können wir den informellen Austausch zu neuem, digitalen Leben erwecken, wo es heute nicht anders funktioniert?
Die richtigen Meetings
Eine erste Maßnahme ist konsequentes Ausmisten an Meetings. Wir unterschieden beispielsweise zwischen Informations- und Arbeits- bzw. Kreativsmeetings
Insbesondere die „Information“ kann häufig durch andere Formate ersetzt werden.
Außerdem ist es hilfreich in festen Routinen zu arbeiten. Eine mögliche Struktur ist beispielsweise:
- Daily Stand-Up: max. 2 Minuten pro Person, kein Bericht sondern eher eine kurze „Ampelmeldung“ oder ein Highlight sowie falls notwendig Hilfsanforderung oder Blocker
- Weekly: Größeres Meeting (max. eine Stunde) in welchem alle wichtigen und relevanten Themen besprochen werden mit fester Agenda. Bestandteile können beispielsweise sein: Strategie, Neuigkeiten, Finanzen, Produkt oder ein gemeinsames Highlight der Woche
- Monthly / Quarterly: Ausführlicher Team-Status, Rückblick; sowie im Quartal Quartalsziele/OKRs, Lernen, Verbessern; eventuell ersetzt durch eine Retrospektive auf Team-Ebene
- Yearly: Große Jahreskonferenz über globale Strategien, Jahresplanung und -ziele, Reviews und den gemeinsamen Rück- und Ausblick.
Die „größeren“ Meetings ersetzen dabei immer die „kleineren“: aus Weekly wird Monthly, aus Monthly Quarterly, aus Quarterly Yearly. Wie weit heruntergebrochen ihr das handhabt, ist ganz euch und euer Organisation überlassen.
Wichtig ist: In diesen Meetings sollte alles besprochen werden! So gibt es insgesamt weniger Meetings aber dafür die „richtigen“. Der Rest der Arbeitszeit kann im Sinne der Wertschöpfung genutzt werden. Kreative Zusammenarbeit und Arbeitsmeetings sind dabei natürlich nicht berücksichtigt. Sie sind eminent wichtiger Bestandteil von guter Zusammenarbeit. Aber diese Art von Meeting stellen in der Regel auch nicht das Problem dar.
Die Meetings richtig gestalten
Wie bereits angeklungen sind insbesondere zwei Themen für gute Meetings wichtig. Eine gewisse „Etikette“ zu beachten – insbesondere online – klammern wir an dieser Stelle einmal aus.
Agenda: Ohne Agenda, Ziele oder konkrete Fragestellung kein Meeting.
Timeboxing: Wenn die geplante Zeit vorbei ist, sollte ein Strich gezogen werden. In manchen Fällen kann es sinnvoll sein, ausgewählte Themen in ein Arbeitsmeeting auszulagern.
Mit diesen zwei Prinzipien ist schon ein großer Schritt getan.
Die Kniffe: Fokuszeit, digitale Menschlichkeit und das Gesetz der zwei Füße
Im digitalen Raum ist es in meinen Augen viel einfacher jemanden „anzupingen“. Entsprechend ist das Blocken von Fokuszeit ein sehr nützliches Mittel, um konzentriert arbeiten zu können. Ablenkung aus, Produktivität an.
Und da wir uns aktuell leider nicht wirklich oft „in echt“ sehen können ist eine digitale Kaffee-Pause oder eine kurze Check-In-Frage zu Beginn eines Meetings eine wunderbare Alternative, um sich zwischendurch auch einmal informell auszutauschen!
Last but not least: Ein Meeting ist eigentlich sinnvoll und auch gut strukturiert aber du kannst dennoch nichts beitragen? Wenn ihr mit dem „Gesetz der zwei Füße“ arbeitet, hat so jeder Teilnehmer die Möglichkeit ein Meeting vorzeitig zu verlassen, um seine Zeit sinnvoller einzusetzen. Kennengelernt haben wir das bei intrinsify bzw. jetzt den Expedition Arbeit Meetups.
Wir hoffen, dass wir euch Impulse zu besseren helfen konnten. Wie läuft es bei euch?