Überall liest man von Zeitmanagement, Produktivität-Hacks und wie man endlich effizienter arbeitet. Es gibt Workshops, Coaches, Seminare, Bücher… Also muss doch etwas dran sein?
Aber braucht es gleich eine große Beratungssessions? Ich glaube nicht. Es fängt im kleinen an.
Drei einfache Tipps für mehr Produktivität im Arbeitsalltag
Zugegebenermaßen sind diese Hacks natürlich nicht sonderlich innovativ, nichts Neues und du hast vermutlich bereits zuvor davon gehört. Aber: Die Kombination dieser drei Ideen hat mir und meinem Team deutlich geholfen – sowohl auf persönlicher, als auch auf Team-Ebene.
Los geht’s!
Nutze Kanban – insbesondere Personal-Kanban
Mittlerweile sind Kanban-Boards eine etablierte Methode der Aufgabenverwaltung. Und ja: es ist eine charmante Lösung!
Wir nutzen nicht nur im Team die Kanban-Logik für unsere Aufgaben und Produktentwicklung. Ich nutze Personal Kanban, um meinen Arbeitsalltag zu strukturieren.
Aber wie funktioniert Personal Kanban? Es gibt unterschiedlichste Arten und Weisen. Ich habe das Vorgehen immer weiter vereinfacht und arbeite mittlerweile so:
- Alle neuen Aufgaben und Ideen kommen ins Backlog auf „Neu“
- „In Arbeit“ habe ich immer nur eine Aufgabe (ja, ganz richtig, das Stichwort dazu ist Fokus)
- Alles, was ich noch nicht fertig bearbeitet habe, gerade aber auf etwas warte, steht auf „Wartend“
- „Erledigte“ Aufgaben archiviere ich einmal am Ende der Woche nach einem kurzen, persönlichen Review
Es gibt weitere Philosophien, die Aufgaben auch Zeithorizonte einplanen – beispielsweise Quartal – Monat – Woche – Heute. Dieses Vorgehen kann sich auch lohnen, insbesondere wenn längerfristig geplant wird.
Probier es einfach aus – vielleicht hilft es dir!
Arbeitet in Meetingroutinen statt ständige Meetings abzuhalten
Eine entscheidende Verbesserung haben wir erzielt, als wir begonnen haben, in Meeting-Routinen zu arbeiten. Insbesondere beim Beginn von Corona war das entscheidend für uns, da wir so Routine und Konstanz in den Alltag bekommen haben und genau wussten, wann und wie wir uns abstimmen.
Weitere Meetings? Nur zum Arbeiten!
Hier eine kleine Überblick über unsere Meeting-Routinen und die Inhalte:
Außerdem haben wir ein paar andere Grundsätze, beispielsweise, dass die größeren Meetings die kleineren ersetzen und es immer eine Agenda sowie einen Moderator gibt.
Mach Pausen (echte Pausen und Fokus-Pausen)
Das mag jetzt wirklich trivial klingen, ist aber essentiell! Zahlreiche Studien haben untersucht, wie lange ein Mensch tatsächlich aufmerksam arbeiten kann und die Ergebnisse liegen immer zwischen 4 und 6 Stunden.
Aber hier komme ich gleich zum nächsten Punkt: Der sogenannte „Flow“ – also wenn man wirklich konzentriert an einer Sache arbeitet und echte Produktivität erreicht – beginnt erst nach rund einer Stunde und jede Unterbrechung wirft einen zurück.
Eine optimale Zeitplanung kann dich deshalb dabei unterstützen, produktive Arbeit zu erleben. Die zwei Zutaten dazu sind einerseits Pausen und andererseits Fokuszeit im Kalender (die von den Kollegen auch berücksichtigt werden sollte, in der Mailprogramm geschlossen und Smartphone stummgeschalten ist.)
Disclaimer: Das ist natürlich nur eine schematische Darstellung. Die Idee wird aber klar, oder?
Also: worauf wartest du?
Was sind deine Lieblings-Produktivitäts-Hacks? Schreib mit gerne eine Mail unter isabel@rocket-routine.com!